Privacy Policy

Privacy Policy

This Privacy Policy explains how Northern Light Enterprises VBA, trading as DriveAruba.com – Smart Rentals ("DriveAruba.com", "we", "us"), established in Oranjestad, Aruba, Dutch Caribbean, handles personal data when you visit this website, make a reservation or rent a vehicle from us. We process personal data in accordance with the Aruban State Ordinance on Personal Data Registration (Landsverordening persoonsregistratie) and, where it applies to guests from the European Economic Area, the EU General Data Protection Regulation (GDPR).

1. The data we collect

Booking and contact details: your name, e-mail address, telephone number, home address and country, rental dates, vehicle, pickup and return arrangements, flight or hotel details, and the payment status of your reservation.

Identity and licence details, as required to rent a vehicle: date of birth, nationality, passport or ID number and its expiry date, and driver’s licence number, country of issue and expiry date — for the renter and, where applicable, a second driver.

Rental records: the signed rental agreement, vehicle condition and damage photographs at pickup and return, photographs or scans of identity documents taken at the counter as evidence of who signed, correspondence about your rental, and invoices.

Website data: the details you enter in the booking or contact form, the e-mail verification code used to confirm your address, and — if you tick the box — your consent to receive offers by e-mail.

2. The camera scan at the counter

To fill in your details quickly and without typing errors, we may read your passport, ID card or driver’s licence with a camera at the counter. This reading happens entirely on the device in front of you: the camera image is not transmitted, not uploaded and not stored. Only the resulting text fields — the same details listed above — are placed into the rental record, and a staff member verifies them against the document itself. The Dutch citizen service number (BSN) on Dutch driving licences is never read and never recorded.

3. Why we use your data

To handle your reservation and perform the rental agreement; to prepare the agreement, invoices and the security deposit settlement; to comply with legal obligations, including Aruban tax and accounting law and insurance requirements; to protect our vehicles and prevent fraud, which may include the use of vehicle telematics or GPS as described in the rental terms; to handle damage, fines and claims; and — only with your consent — to send you occasional offers by e-mail. Every such e-mail contains an unsubscribe link, and an unsubscribe always overrules an earlier consent.

4. What we do not do

We do not sell or rent out personal data. We do not use advertising or tracking cookies; this website uses only the functional cookies needed for the booking process. We do not make automated decisions about you that have legal or similarly significant effects.

5. Who receives your data

Your data is shared only where necessary for the purposes above: with our payment provider to process payments — card payments are handled entirely by that provider and we never store your full card number; with the providers of our reservation, accounting, e-mail and hosting systems; with insurers, experts or garages in the event of damage or a claim; and with public authorities where the law requires it, for example for traffic fines. Some of these providers process data outside Aruba or outside your country of residence; where that is the case, we limit what is shared to what the purpose requires.

6. How long we keep it

Rental agreements, invoices and the supporting rental file are kept for as long as Aruban tax and accounting law requires, in general up to seven years. Identity photographs taken for a rental remain part of that rental file. Details held only for marketing are kept until you withdraw your consent. Data that no longer serves any of these purposes is deleted or anonymised.

7. How we protect it

The connection to this website is encrypted. Within our organisation, access to personal data is restricted by role — financial and identity details are visible only to staff who need them — and changes to rental records are logged. Our systems are protected by strong passwords and regular backups.

8. Your rights

You may ask us for access to the personal data we hold about you, and for correction or deletion of data that is inaccurate or no longer needed. You may object to the use of your data for marketing at any time, and you may withdraw a consent you gave earlier. If you rent as the main driver and provide the details of a second driver, please make sure that person knows their details are in the rental record and can exercise the same rights.

Requests can be made through the contact form at www.DriveAruba.com/contact. We respond within the periods required by the applicable law. Guests from the European Economic Area also have the rights set out in the GDPR, including the right to lodge a complaint with the supervisory authority of their own country — in the Netherlands, the Autoriteit Persoonsgegevens.

9. Children

Our services are directed at adults; renting a vehicle requires a minimum age under the rental terms. We do not knowingly collect personal data from children.

10. Changes and contact

We may update this Privacy Policy from time to time; the version in force at the time of your booking applies. Questions and requests: via the contact form at www.DriveAruba.com/contact. Last updated: 3 August 2026.

This Privacy Policy is provided in English for convenience. In the event of any conflict or difference in interpretation between the Dutch version below and this English version, the Dutch version prevails.

Privacyverklaring

Deze Privacyverklaring legt uit hoe Northern Light Enterprises VBA, handelend onder de naam DriveAruba.com – Smart Rentals ("DriveAruba.com", "wij", "ons"), gevestigd te Oranjestad, Aruba, Nederlands Caribisch gebied, omgaat met persoonsgegevens wanneer u deze website bezoekt, een reservering maakt of een voertuig bij ons huurt. Wij verwerken persoonsgegevens in overeenstemming met de Arubaanse Landsverordening persoonsregistratie en, voor zover van toepassing op gasten uit de Europese Economische Ruimte, de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

1. Welke gegevens wij verzamelen

Reserverings- en contactgegevens: uw naam, e-mailadres, telefoonnummer, woonadres en land, huurdata, voertuig, ophaal- en inleverafspraken, vlucht- of hotelgegevens en de betaalstatus van uw reservering.

Identiteits- en rijbewijsgegevens, voor zover nodig om een voertuig te huren: geboortedatum, nationaliteit, paspoort- of ID-nummer met vervaldatum, en rijbewijsnummer, land van afgifte en vervaldatum — van de huurder en, in voorkomend geval, van een tweede bestuurder.

Het huurdossier: de ondertekende huurovereenkomst, foto’s van de staat van het voertuig en van schade bij ophalen en inleveren, foto’s of scans van identiteitsdocumenten die aan de balie worden gemaakt als bewijs van wie heeft getekend, correspondentie over uw huur, en facturen.

Websitegegevens: wat u invult in het reserverings- of contactformulier, de verificatiecode waarmee uw e-mailadres wordt bevestigd, en — als u het vakje aanvinkt — uw toestemming voor aanbiedingen per e-mail.

2. De camerascan aan de balie

Om uw gegevens snel en zonder typefouten in te vullen, kunnen wij uw paspoort, ID-kaart of rijbewijs aan de balie met een camera uitlezen. Die uitlezing gebeurt volledig op het apparaat waar u bij staat: het camerabeeld wordt niet verzonden, niet geüpload en niet bewaard. Alleen de uitgelezen tekstvelden — dezelfde gegevens als hierboven genoemd — komen in het huurdossier, en een medewerker controleert ze aan de hand van het document zelf. Het burgerservicenummer (BSN) op Nederlandse rijbewijzen wordt nooit uitgelezen en nooit vastgelegd.

3. Waarvoor wij uw gegevens gebruiken

Om uw reservering af te handelen en de huurovereenkomst uit te voeren; om de overeenkomst, facturen en de afwikkeling van de waarborgsom op te stellen; om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, waaronder de Arubaanse belasting- en administratiewetgeving en verzekeringsvereisten; om onze voertuigen te beschermen en fraude te voorkomen, waaronder mogelijk het gebruik van voertuigtelematica of gps zoals beschreven in de huurvoorwaarden; om schade, boetes en claims af te handelen; en — uitsluitend met uw toestemming — om u incidenteel aanbiedingen per e-mail te sturen. Elke zulke e-mail bevat een afmeldlink, en een afmelding gaat altijd vóór een eerdere toestemming.

4. Wat wij niet doen

Wij verkopen of verhuren geen persoonsgegevens. Wij gebruiken geen advertentie- of trackingcookies; deze website gebruikt uitsluitend de functionele cookies die nodig zijn voor het reserveringsproces. Wij nemen geen geautomatiseerde besluiten over u met rechtsgevolgen of vergelijkbaar ingrijpende gevolgen.

5. Wie uw gegevens ontvangen

Uw gegevens worden alleen gedeeld waar dat voor de bovenstaande doelen nodig is: met onze betaaldienstverlener voor de verwerking van betalingen — kaartbetalingen worden volledig door die dienstverlener afgehandeld en wij bewaren nooit uw volledige kaartnummer; met de leveranciers van ons reserverings-, boekhoud-, e-mail- en hostingsysteem; met verzekeraars, experts of garages bij schade of een claim; en met overheidsinstanties waar de wet dat vereist, bijvoorbeeld bij verkeersboetes. Sommige van deze leveranciers verwerken gegevens buiten Aruba of buiten uw woonland; in dat geval beperken wij wat wordt gedeeld tot wat voor het doel nodig is.

6. Hoe lang wij ze bewaren

Huurovereenkomsten, facturen en het bijbehorende huurdossier bewaren wij zolang de Arubaanse belasting- en administratiewetgeving dat vereist, in de regel tot zeven jaar. Identiteitsfoto’s die voor een huur zijn gemaakt, blijven onderdeel van dat huurdossier. Gegevens die uitsluitend voor marketing worden bewaard, bewaren wij totdat u uw toestemming intrekt. Gegevens die geen van deze doelen meer dienen, worden verwijderd of geanonimiseerd.

7. Hoe wij ze beschermen

De verbinding met deze website is versleuteld. Binnen onze organisatie is de toegang tot persoonsgegevens per rol beperkt — financiële en identiteitsgegevens zijn alleen zichtbaar voor medewerkers die ze nodig hebben — en wijzigingen in huurdossiers worden gelogd. Onze systemen zijn beveiligd met sterke wachtwoorden en regelmatige back-ups.

8. Uw rechten

U kunt ons vragen om inzage in de persoonsgegevens die wij van u hebben, en om correctie of verwijdering van gegevens die onjuist zijn of niet langer nodig. U kunt te allen tijde bezwaar maken tegen het gebruik van uw gegevens voor marketing, en een eerder gegeven toestemming intrekken. Huurt u als hoofdbestuurder en geeft u de gegevens van een tweede bestuurder op, zorg er dan voor dat die persoon weet dat zijn of haar gegevens in het huurdossier staan en dezelfde rechten kan uitoefenen.

Verzoeken kunnen worden gedaan via het contactformulier op www.DriveAruba.com/contact. Wij reageren binnen de termijnen die het toepasselijke recht voorschrijft. Gasten uit de Europese Economische Ruimte hebben daarnaast de rechten uit de AVG, waaronder het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder van hun eigen land — in Nederland de Autoriteit Persoonsgegevens.

9. Kinderen

Onze dienstverlening is gericht op volwassenen; voor het huren van een voertuig geldt een minimumleeftijd volgens de huurvoorwaarden. Wij verzamelen niet bewust persoonsgegevens van kinderen.

10. Wijzigingen en contact

Wij kunnen deze Privacyverklaring van tijd tot tijd bijwerken; de versie die geldt op het moment van uw reservering is van toepassing. Vragen en verzoeken: via het contactformulier op www.DriveAruba.com/contact. Laatst bijgewerkt: 03-08-2026.

Bij strijdigheid of verschil in interpretatie tussen de Engelse en de Nederlandse tekst van deze Privacyverklaring prevaleert de Nederlandse tekst.